I. Concepto: ¿Qué es un sistema ERP?

Los ERP son un conjunto de sistemas de información que nos permiten integrar ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que están relacionadas con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad. El significado de las siglas es Enterprise Resource Planning, en español Planificación de Recursos Empresariales.

Estos surgen de la necesidad de englobar todos los datos referentes a la totalidad de la cadena de producción de las empresas, con el fin de brindar información confiable en tiempo real. Mediante los sistemas ERP realizamos el seguimiento de las diversas áreas de una compañía, desde la fabricación de un producto, pasando por la logística, la distribución, el control de stock, la contabilidad de la organización y demás. 

Se trata básicamente de un software desarrollado para el manejo eficaz de la información de las empresas, que permite tomar decisiones acertadas en los momentos oportunos, gracias a la veracidad de los datos que se manejan mediante el ERP.
Por este motivo, por lo general los sistemas ERP son denominados en el ambiente empresarial como sistemas de Back Office, ya que sólo se encuentran involucrados en él los diferentes sectores de la compañía. 

Gracias a la utilización de ERP, todos los departamentos de una organización logran estar comunicados e integrados con el fin de mejorar la productividad de la empresa, ya que al disponer de información concreta en tiempo real se hacen posible las tomas de decisiones inteligentes.

II. Características

La característica fundamental del ERP reside en que contiene diferentes partes, cada una de ellas destinada a las diversas áreas de la empresa, y las integra en un sólo programa para compilar la información que puede ser utilizada a la vez por cualquiera de los sectores que componen una organización. Por ello, uno de los objetivos más importantes de los sistemas ERP será lograr alcanzar la mayor optimización de todos los procesos propios de una compañía. Esto es posible gracias a que los ERP permiten el acceso permanente a la información generada por cada área de la empresa, pudiendo recurrir a los datos de manera confiable y oportuna.

Si bien en algunas ocasiones el ERP puede llegar a ser definido erróneamente como una suite de administración empresarial, provocando por ende un uso incorrecto del software, lo cierto es que se trata de una sola aplicación que funciona utilizando diversidad de bibliotecas, y la información ingresada en él se compila en una extensa y organizada base de datos centralizada.

Por ello, la característica fundamental de este tipo de software reside en recopilar y mantener disponible y actualizada la información de la que podrán hacer uso todos los sectores de la empresa, en cualquier momento que se requiera.

Por otra parte, cabe destacar que entre todas las alternativas que existen en la actualidad en el campo de las herramientas de gestión empresarial, el sistema ERP es sin lugar a dudas el que ofrece mayores posibilidades y se adecúa mejor a las distintas necesidades de cada empresa.  El propósito de un software ERP es apoyar a los clientes de la empresa, dar tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma de decisiones y minimizar los costes.

III.Ventajas

• Proporciona la integración entre la cadena de suministro, el proceso de producción y   administrativo.
• Crea bases de datos compartidas.
• Puede incorporar procesos mejorados, rediseñados: “mejores procesos”.
• Aumenta la comunicación y colaboración mundial entre sitios y unidades de negocios.
• Tiene una base de datos de software con código comercial.
• Puede proporcionar una ventaja estratégica sobre los competidores. 

Las personas involucradas en estos procesos deben conocer el sistema y ser efectivos en su utilización; además, tendrán que vigilarlo constantemente para garantizar que la información generada se mantenga y siga siendo precisa y oportuna. Un sistema integrado es como una pieza compleja de maquinaria: cada una de sus partes debe trabajar correctamente y en conjunto con las demás; de lo contrario, la maquinaria no cumplirá las expectativas para las que fue diseñada.

IV. Desventajas

•  Su compra es muy costosa y su personalización aun mas.
•  Su implementación puede requerir cambios importantes en la compañía y sus procesos.
•  Es tan complejo que muchas compañías no logran adaptarse a el.
•  Su implementación implica un proceso continuo, que tal vez nunca termine.
•  La experiencia en ERP es limitada y asignarle personal representa un problema constante.

Los sistemas ERP modernos ofrecen una gran capacidad y valor a las compañías que lo implementan exitosamente. Por desgracia, la naturaleza integradora de los sistemas hace que el éxito de su implementación sea algo muy complicado; muchas compañías no lo han logrado, aun cuando en casi todos los casos hicieron un gran esfuerzo intentándolo. El éxito de la implementación exige un grupo de personal altamente capacitado, y por lo general también se necesita un nivel similar de habilidad para administrarlo y mantenerlo en operación.